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IT信息技术案例——电子传真行业案例

企业级传真方案

 

行业背景

IT信息技术行业企业和大多数企业一样,采用传统的传真机,利用手工化的方式收发传真,每天的传真根本无法进行管理,对于传真机的维护和管理,游离于IT部门,但涉及业务的信息又要求被管理,尤其对重要传真,其内容需要分类归档管理的。依靠复印或扫描的方式管理纸质传真,在效率上根本无法提升。

在注重IT技术、环保节能的企业中,对于依靠人手管理信息的方式,尤其在意,毕竟纸质文档难以管理,易丢失、漏拿、错拿、不清晰、难查找、大量纸质传真不好保存,再利用率低,人工操作的方式容易忙中出错,简直费时费力。

各种业务系统(ERP、CRM、OA等)生成的表单、数据无法直接利用,打印出来后,经过人手签名盖章后,才能再以人手操作发送纸质传真。传真作为凭证,其记载的信息内容不容有失。传统传真机的抗干扰性弱,最无法保证接收传真的清晰度与完成度,因而不得不再拨打电话向对方确认是否收到,是否收完整。为从根本上解决业务效率问题,变革传真使用的方式势在必行。

 

解决方案

传真线路为1-4路的适合使用部门级传王电子传真系统,4路以上适合使用企业级的传真服务器,传真软件的应用可实现员工可在自己电脑上收发传真,高效节能,达到事半功倍的效果。

 

功能应用

1、 企业只需在电脑中安装传真软件,员工即可在各自电脑中操作,完成传真件的编辑、发送、接收、分发、审批、归档等,实现无纸化;

2、传真服务器对传真文件的编辑、修改、签字、盖章、功能轻松应用,简化繁琐的步骤;

3、在传真文件中直接完成签字、盖章,由传真服务器中统一管理,通过多重加密保证,只有经授权的用户才能用章,并有密码签章密码保护,安全可靠;

4、传真服务器可按预设的规则,根据收到的传真,自动分发到用户中,轻松实现传真的自动分发管理,实现及时通讯;

5、手写的纸质文档纳入传真系统管理,支持与复合机、一体机、传真机的结合,对外直接发送传真,传真软件自动备份记录,方便用户翻查;

6、传真服务器与业务系统(如ERP等)的集成结合,简化工作流程,使得业务员无需切换业务系统便可完成传真业务。

 

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