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机械机电重工案例——电子传真行业案例

企业级传真方案

 

行业背景

机械制造企业的传真量大,尤其是采购、营销、物流等的部门,参与传真的人员多,无论是与原料供应商、成品制造商、分销商、企业分支机构、门店等单位往来业务,传真都是办公必不可少的工具。

传真通讯是订单交互的关键方法之一,然而依靠传真机去进行传真收发业务,影响着企业与供应商、制造商、分销商等的通讯效率。

制造业部门分工明细,采购、销售等各部门都拥有一条或者几条传真线路,线路多而分散,不便管理,业务传真没有私密性,无法准确分发到个人,收发传真费时费力。

大量的订单、合同通过传真往来依靠传真机无法保密,容易漏单、搞错、不清晰;一份传真往往需要签批审核回复才能完成确认;大量纸质文件不好存储、占用空间、分类归档管理困难;企业的信息化应用的各种业务系统(ERP、CRM、OA等)生成的表单、数据无法直接发送传真,打印出来后人工操作发传真,耗费时间精力,难以提升效率。

 

解决方案

传真线路为1-4路的适合使用部门级传王电子传真系统,4路以上适合使用企业级的传真服务器,传真软件的应用可实现员工可在自己电脑上收发传真,高效节能,达到事半功倍的效果。

 

功能应用 

1、企业只需在电脑中安装传真软件,员工即可在各自电脑中操作,完成传真件的编辑、发送、接收、分发、审批、归档等,实现无纸化;

2、传真服务器与业务系统(如ERP等)的集成结合,简化工作流程,使得业务员无需切换业务系统便可完成传真业务;

3、当收到传真的同时邮件同步接收,支持移动办公,提供及时提醒,方便业务员及时查收传真;

4、按传真号码预设自动归档规则,收到匹配的来电传真自动转移到用户设定的文件中,轻松实现传真的自动归档;

5、传真服务器有灵活系统管理,借助严谨的权限机制,对传真文件的接收、分发、发送、签批、删除、下载等进行规限。

 

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