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钢铁五金建材案例——电子传真行业案例

企业级传真方案

 

行业背景     

钢铁是国民经济的中流砥柱,是国家的命脉,是国家生存和发展的物质保障。工业是国民经济的重要基础产业,是国家经济水平和综合国力的重要标志,关系关计民生。

钢铁的企业与供应商、经销商的日常业务过程中,往往在汇集了大量的传真信息作为凭证之用,如钢铁贸易、物流配送、分料加工、仓储分销及信息交流等,往来的文件有近八成依靠传真方式完成的,并且需要对方签名盖章回传确认。

传真通讯是钢铁行业进行业务信息交互的重要方式之一,主要应用于与分销商进行沟通、报价、下单、确认、付款等日常办公当中。随着业务的不断扩展,手工模式传真业务影响着业务效率的提升,不仅增加纸张成本,而且制约着业务沟通的速度,成为制约业务发展的瓶颈,影响与合作伙伴之间的满意度。

大量的订单、合同通过传真往来依靠传真机无法保密,容易漏单、搞错、不清晰;一份传真往往需要签名盖章回复才能完成确认;大量纸质文件不好存储、占用空间、分类归档管理困难;企业的信息化应用的各种业务系统(ERP、CRM、OA等)生成的表单、数据无法直接发送传真,打印出来后人工操作发传真,耗费时间精力,难以提升效率。

 

解决方案

传真线路为1-4路的适合使用部门级传王电子传真系统,4路以上适合使用企业级的传真服务器,传真软件的应用可实现员工可在自己电脑上收发传真,高效节能,达到事半功倍的效果。

 

功能应用 

1、企业只需在电脑中安装传真软件,员工即可在各自电脑中操作,完成传真件的编辑、发送、接收、分发、审批、归档等,实现无纸化;

2、传真服务器可按区域或跟进人预设自动归档规则,收到匹配的来电传真自动转移到用户设定的文件中,轻松实现传真分区自动归档;

3、传真系统对收发的每份传真分配唯一的流水号,用户可根据传真的流水号进行记录、搜索与管理;

4、传真服务器按用户习惯建多级文件夹,将传真文件手动分类归入对应的文件目录中。在手动管理归档的基础上,通过对相关文件夹的属性进行多级目录设置,实现灵活的传真归档,满足业务管理的需要;

5、传真服务器对传真文件的编辑、修改、签字、盖章、功能轻松应用,简化繁琐的步骤;

6、传真服务器与业务系统(如ERP等)的集成结合,简化工作流程,使得业务员无需切换业务系统便可完成传真业务。

 

钢铁五金建材案例

 

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