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政府组织商会案例——电子传真行业案例

企业级传真方案

 

行业背景

政府机构、协会组织、贸易商会等作为协调管理机构,承担着上传下达的作用。日常工作中,他们一般通过传真向有关单位、企业、会员、用户等传递信息。长期以人手操作的方式收发传真,效率低、耗人力、费时间,给工作带来了诸多的不便。

日常工作中经常遇到重要通知文件需要大量分发至单位、企业、会员等的情况,面对此种不同目的地群发的任务,在处理传真文件时,工作人员需要在每份文件上写上对方的单位名称、收件人,再签名盖章,最后必须一个个号码输入再发送,这个繁琐的过程“打印→签写→盖章→拨号→传真”特别容易发生错误,漏发、错发。

对于大多数机构组织而言,重视传真的安全性、保密性、时效性,而传真文件轻易暴露在公开位置,所造成的后果不堪设想。而传真文件随着时间的积累越来越多,不好存放、又难以管理查找。

解决传真收发、备份管理、储存查找、提高效率的问题逼在眉睫。

 

解决方案

传真线路为1-4路的适合使用部门级传王电子传真系统,4路以上适合使用企业级的传真服务器,传真软件的应用可实现员工可在自己电脑上收发传真,高效节能,达到事半功倍的效果。

 

功能应用 

1、用户只需在电脑中安装传真软件,员工即可在各自电脑中操作,完成传真件的编辑、发送、接收、分发、审批、归档等,实现无纸化;

2、把传真定向群发的通讯录预先输入,发送一份传真时可同时提交多个号码,遇忙还能自动重发,避免大量人手重复的工作;

3、传真服务器对传真文件的编辑、修改、签字、盖章、功能轻松应用,简化繁琐的步骤;

4、灵活设置发送抬头,在同一份传真文件群发中,根据不同的收件人和收件单位,与传真通讯录匹配,自动加上抬头到传真文件中,使得传真文件更正规、更方便;

5、传真系统可以对所有传真文件自动全面备份,只依赖于服务器硬盘空间,不受数据库限制,而自带的多条件自动检索功能可对传真文件快速查找;

6、工作人员通过电子传真软件专用客户端接收传真,有权限的用户方可查阅,传真内容经过双重加密,安全性保密性得到全面保护。

 

 

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